Hva er god nok journalføring?

Når Helfo gjennomfører kontroller, ber de om journaler for et utvalg pasienter for en bestemt tidsperiode. 

Deretter vurderer Helfo om journalen gir nok informasjon til at annet helsepersonell kan forstå hvilken behandling som er gitt, hvilke vurderinger som ligger bak, og om behandleren har dokumentert godt nok hvorfor takstene er brukt.

Men hva er godt nok?

Skaper uro

Etter at Helfo nylig sendte ut informasjon i Altinn om krav til dokumentasjon for refusjon, har NFFs næringspolitiske råd (NPR) registrert en urolig stemning blant fysioterapeuter med avtale om direkteoppgjør.

– NFF kan ikke svare på hva som er godt nok med hensyn til journalføring, det må de som skal tolke regelverket svare for. Men NPR har fått tilbakemelding fra Helfo om at en journal som følger helsepersonelloven og pasientjournalforskriften, som regel vil være tilstrekkelig dokumentasjon for refusjonskrav, sier leder av Næringspolitisk råd, Patrick Jensen.

Han påpeker at det er tydelig hjemlet i pasientjournalforskriften at helsehjelpen skal kunne kontrolleres i ettertid, jf. § 1 første ledd bokstav c.

Spørsmålet blir da hva dette betyr for fysioterapeuter, som i all hovedsak forholder seg til tidstakster.

Må være utfyllende

– Hvis en pasient for eksempel har mye på hjertet, har kognitive utfordringer, eller kanskje trenger tolk, kan dette være årsaker til tidsbruk før eller under behandlingen. Da bør dette legges inn i journalnotatet. Hvis du krever Helfo takst for 60 minutter, men kun kan sannsynliggjøre 40 minutter behandling, må du i tillegg gjøre rede for de resterende 20 minuttene, sier Jensen.

Til tross for at Helfo ser journalen som en helhet, må journalnotatet etter hver time være utfyllende.

– Når valg av tiltak er dokumentert i et tidligere notat, trenger du ikke å stadfeste det like tydelig hver gang. Men vi må fortsatt dokumentere hva vi gjør for å forsvare takstbruken for den aktuelle regningen. Det vil si at «som sist» ikke vil oppfylle kravene, sier Jensen.

Journalføring kan være tidkrevende. Jensen påpeker at kunstig intelligens (KI) kan være til hjelp, gitt at man gjør en grundig vurdering av sikkerheten i programmet man velger.

– Vi har fått mange verktøy å velge mellom som kan skrive gode journalutkast. Det tenker jeg kan bidra til å korte ned tidsbruken betraktelig og bidra til å øke kvaliteten på notatene, sier han.

Kan miste refusjonsretten

I løpet av 2025 og frem til i dag har Helfo kontrollert åtte fysioterapeuter. 

Resultatet er seks vedtak om tilbakebetaling, fire vedtak om tap av retten til å praktisere for trygdens regning, og to anmeldelser. Flere av sakene omfatter flere reaksjoner. Noen saker pågår fremdeles.

– Hvis vi etter en helhetsvurdering finner at vi ikke kan ha tillit til at fysioterapeuten vil fremsette korrekte krav fremover i tid, kan fysioterapeuten fratas retten til å praktisere for trygdens regning, sier seksjonssjef Line Jeanette Klefstad i Helfo Kontroll.

Fysioterapeuter kan miste refusjonsretten i inntil fem år.

– Hvor lenge det blir avhenger av skyldgrad, systematikk i feilbruken av takster, og eventuelle tidligere kontroller. Det kan handle om krav som det ikke har vært grunnlag for å fremme, eller i mer alvorlige tilfeller, fiktive refusjonskrav, sier Klefstad.

Vurderingen gjøres konkret i hver enkelt sak.

To mistet autorisasjonen

Parallelt med Helfos kontroller fører Statens helsetilsyn tilsyn med helsepersonell. 

I 2025 mistet to fysioterapeuter autorisasjonen, mens én fikk et faglig pålegg. Et slikt pålegg innebærer at virksomheten må rette opp forhold som er uforsvarlige eller i strid med regelverket innen en gitt frist.

Helsetilsynet samarbeider med statsforvalterne for å sikre lik praksis nasjonalt.

Les også: Avdekket skattesvik for 200 millioner: Nå granskes systemet